Aplicación Práctica de la Ley Orgánica de Protección de Datos ...

a reciente aprobación del (esperado por mucho tiempo) Reglamento de desarrollo de la Ley orgánica de Protección de datos de Carácter Personal (Ley 15/1999), por Real Decreto 1720/2007 de 21 de diciembre, ha vuelto a poner en el punto de mira de todos los profesionales del Derecho, las múltiples obligaciones que se derivan del cumplimiento de tan polémica norma. Polémica en tanto en cuanto ha sido escasa, hasta tiempos recientes, la atención que, en especial, el colectivo de abogados ha prestado a la misma. No se pretende ahora aquí, entrar en el análisis del gravamen o la carga de trabajo que el cumplimiento de ésta ley acarrea a cualquier despacho (mayor disciplina, en tanto mayor es la infraestructura del despacho), sino resignarse ante la evidencia de la obligatoriedad de su cumplimiento y ahondar en las repercusiones que ello trae consigo.

Por esto, y a modo de introducción de una serie de artículos que se pretenden ir publicando en r números sucesivos en la revista, nos permitimos sintetizar brevemente algunas cuestiones prácticas relevantes, con la idea de facilitar una visión inmediata de las actuaciones que, al respecto, debería abordar cualquier profesional del derecho. En primer lugar, habrá de tenerse en cuenta que todos los profesionales estamos obligados a registrar nuestros ficheros documentales en la Agencia de Protección de Datos, y seguidamente, aclarar un error en el que constantemente se cae dentro del colectivo, a la hora de considerar el objeto del alta o registro:

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Los ficheros sujetos a esta obligación son tanto los conservados de forma automatizada, esto es, en los sistemas informáticos del despacho, como los archivos que tradicionalmente se han conservado en papel, es decir, todos aquellos sistemas de archivo de expedientes, que en condiciones normales se han guardado en subcarpetas y en cajas frecuentemente llamadas AZ, pues la consideración de fichero, a estos efectos,

A licación ráctica e la l.Je Or ánic incluye también , y con carácter principal, estos elementos, que son con los que, precisamente, debemos guardar mayor cuidado. No. Esto no quiere decir que tenga que darse de alta cada uno de los expedientes en la Agencia , el alta básicamente consiste en informar a la agencia que poseemos un sistema de archivos informatizado y documental (papel), que posee unas características en cuanto a contenido y fórmula de conservación, registro y localización. A efectos prácticos y de forma resumida consistiría en manifestar, a través del alta, por ejemplo, que poseemos un fichero denominado clientes, cuyos campos de registro incluyen datos relacionados con la persona y en los que se tratan datos relacionados con determinadas actividades del cliente , así:

Responsable del fichero: el abogado

Responsable del tratamiento: el abogado y el asistente o secretario Etc.

Ahora bien, la pregunta que a continuación, sistemáticamente surge es: ¿Un escrito de demanda entra dentro del concepto de fichero?

La respuesta es sí.

El no versado en estos temas, suele confundir la estructura elemental de una base de datos (de las que se suelen confeccionar en ficha de papel, o bien en forma de base de datos básica informatizada) con el concepto de fichero a los efectos de la LOPD. No debemos caer en esa confusión . En realidad, lo que deberíamos entender es que, a los efectos de ésta Ley y su Reglamento, y desde un punto de vista práctico y comprensible que aclare las dudas, un "fichero" es todo documento que pueda contener datos relacionados con la persona y por "documento", entenderemos cualquier soporte que pueda contenerlos, una hoja de papel, un Disco Duro del arde-

Nombre del fichero e Protecci 'n ... nadar, Un CD ... etc.

La terminología no es pacífica en este campo, a pesar de que en la propia Ley Orgánica y su Reglamento, ahora aprobado, se hace un esfuerzo por aclarar estas cuestiones, pero en todo caso, debería quedar claro que cualquier documento que tengamos en el despacho, que contenga datos personales, sea una demanda o cualquier otro tipo de escrito, es un elemento sujeto a registro , control y archivo a los efectos de la LOPD.

Concluyendo, y para no agobiar mucho con este tema: qué es lo que deberíamos empezar a hacer si queremos iniciar los trámites para dar de alta nuestros ficheros en la Agencia de Protección de Datos; os expongo un mapa conceptual que siempre aclarará un poco más la visión para quien es lego en la materia, y no me extiendo más, pues en próximos artículos podremos ir deteniéndonos en cada uno de los aspectos esenciales derivados del alta.

Clientes

Campos Nombre Apellidos Domicilio Escritos Contenido Datos financieros Sanitarios Demandas r

CITeñtes, contrarios~ nóminas, empleados, etc.

-~Determinar el responsable del o --------------- -------de los ficheros t a~~ su ~--

-~-~

El encargado del

~+-------+------.! tratamiento de los datos s~~-:J

---~-

---~-

Determinar la finalidad el fichero

Determinar el origen Y procedencia de los datos

-~-] Alto, Medio, (

Persona~ , organismos a los que se ceden datos

Verificar la existencia o no de transferencias i'ltemaclonales de datos r

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Básico -~--

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Porque todos necesitamos alguna vez descansar de las facturas

Uni hace cargo y le dU'o) secarga de regalos u!!'foía ---···•c.•J•·•&

La Primera Entidad Financiera de Andalucfa

"Entu todos ÚJs compañn-os d~ aqu~l mtonces , para m(, D. Rogaio Pira; Burgo; fo~ sinnpu una penona extmordinaria... Su d~spacbo lugar de mcuenrro con las gentes del pueblo y aprendíM con su muo a conocer la vida de las personas, cosa qtte ÚJs libros no enseñaban. Past m su Buftre duran u alio y 1nt•dio, y =o qu~ a ÚJs úrrados de aqu~l entonces, al putmdn- ucordar a una figura tan genial, u nos para la pluma ... Lo traigo a colación por haberme enseñado muchas cosas. No por m apellido y sí por m categorfa proftsional y fmmana de una acusado penonalidad q~ jamás necesitó a nadie para lo q~ siempu jiu: Un profesional extraordinario.~ Franc.isco G6mez Angulo

(Cdo. 475). "Sala de Togas" Noviembre 1989 ara abordar la lectura de la presente reseña biográfica sobre el ilustre jurista Rogelio Pérez Burgos, (Aimería 19021984), es necesario entender algo, por lo demás común a las ya publicadas, en el sentido de que no se trata de una biografía, que sin duda algún día se abordará, sino de conjugar la escasa bibliografía que trata sobre su figura y significado para conseguir una aproximación y homena- r- je a su figu ra en el contexto de la Revista Colegial "Sala de Togas", que sirva de recordatorio a las nuevas generaciones de Juristas Almerienses para que puedan reflexionar sobre la riqueza del patrimonio vital e intelectual que nuestros antecesores en el foro nos han dejado, lo que por otra parte nos debe llenar de sano orgullo y acicate, dadas las metas que, desde Almería, se han alcanzado en el campo jurídico, tanto a nivel nacional como internacional.

INTRODUCCIÓN

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La vida de Rogelio Pérez